Специфика работы секретаря - курсовая работа

УПРАВЛЕНИЕ ПО Проф ОБРАЗОВАНИЮ

И Проф ПОДГОТОВКЕ

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

ТЕМА: ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ Методом. ПРАВОВАЯ ОХРАНА ДОКУМЕНТОВ. ПОРЯДОК Поражения ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМ СРОКОМ

ВЫПОЛНИЛА

СЫТИНА ЛЮДМИЛА АНАТОЛЬЕВНА

г. Пенза

1998

Специф ика работы секретаря заключается в том , что ему приходится не только лишь делать операции с неодушевлёнными пре Специфика работы секретаря - курсовая работа дметами труда (докум енты, техничес кие сре дства), да и ос ущ ествлять много­числе нные конта кты с народ ьми: управляющим, сотрудника ми, посети­телями, теле фонн ыми абонент ами . Следует учесть и то, что сек­ретарю приходится сталкиваться с огромным многообразием решаемых задач, значительными раз личиями в ни Специфика работы секретаря - курсовая работа х по степени трудности, необходимостью делать параллельно несколько работ. Н еред ко непо­лад ки в работе секретаря являются следствием его негативных дело­вых и личных к ачеств. Не может быть, например, отлично делать работу, если секретарь не имеет полного представлен ия о роли и зад ачах собственного Специфика работы секретаря - курсовая работа управляющего и их зн ачения в деятельности сво ей организации, не имеет довольно проф ессиональной подготовленности.

Деловые и личные качес тва при выполнении определённой раб оты появляются в тесноватом содействии и дополняют друг дружку . Зна­ние правил приёма пос ети телей и действенное прим енение на практи ке невозм ож но Специфика работы секретаря - курсовая работа без наличия у секретаря, та ких ли чных качес тв, ка к интеллиген тность, тактичнос ть, благожелательность.

В с лож ившейся практике оценки труда с екрета рей принято в ыде­лять последующие деловые свойства: проф есс иональное мастерство, инициативнос ть, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную Специфика работы секретаря - курсовая работа тайну, не плохая память, преданность работе.

Для того чтоб выработать и развить нареченные деловые каче­ства, секретарю необходимо воспитывать внутри себя и ряд личных свойств. Зависимо от приобретенного воспитания степень развития личных ка­честв у людей различив, почти все тут определяется и индивидуаль­ными склонностями, привычками, типом нервной системы.

Выделим Специфика работы секретаря - курсовая работа более значительные личные свойства, нужные секретарю: интеллигентность, трудолюбие, добросовестность, отзыв­чивость, умение приспособиться, скромность, аккуратность, благожелательность.

Посреди других личных свойств, которые необходимы современному сек­ретарю, можно отметить и такие, как умение стремительно вника ть в сущность событий либо явлений; компанейский нрав и контактность, которые посодействуют секретарю сделать правильные Специфика работы секретаря - курсовая работа отношения с посетите­лями, сотрудниками, управляющим и т.д.; разумная осторожность в принятии решений; артистизм - качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на неплохом уровне приём гостей и т.п.; способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают свое внимание Специфика работы секретаря - курсовая работа на такие стороны, как домашняя устроенность, справедливо полагая, что от состояния этого вопроса в значимой степени зависит работоспособность секретаря, его настроение.

Все нареченные деловые и личные свойства, нужные секрета­рю, не даются человеку в готовом виде. Нужен ежедневный труд мозга и души, напористая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии Специфика работы секретаря - курсовая работа.

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ Методом

Требования к машинописному выполнению организационно-распорядительных документов учитывают особенности обширно используемых современных российских и забугорных пишущих машин со стандарт­ными чертами их печатающих частей.

В базу требований к машинописному оформлению документов были положены более оптимальные правила, сложившиеся в РФ.

На пишущей Специфика работы секретаря - курсовая работа машине оформляют такие реквизиты, как адресат, гриф утверждения, заглавие вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Если документ оформляется не на бланке, то машинописным спо Специфика работы секретаря - курсовая работа­собом оформляются также реквизиты, установленные ГОСТ 6.39 - 72, в заголовочной части документа (т.е. реквизиты штампа бланка документа).

Главные требования к документам, оформляемым машинописным методом, установлены в ГОСТ 6.38 - 72, часть 2.

Для сокращения времени печатания документов используются та­булирование.

ГОСТ 6.36 - 72 установил, что для печатания документов испо­льзуют восемь стандартных положений табулятора:

0 - граница левого Специфика работы секретаря - курсовая работа поля;

1 - после 5 печатных символов от границы левого поля;

2 - после 16 печатных символов от границы левого поля;

3 - после 24 печатных символов от границы левого поля;

4 - после 32 печатных символов от границы левого поля;

5 - после 40 печатных символов от границы левого поля;

6 - после 48 печатных символов от границы левого поля;

7 - после 50 печатных символов от границы Специфика работы секретаря - курсовая работа левого поля.

Эталоном установлено, что от 0-го положения табулятора пе­чатают реквизиты: наименование учреждения, наименование министер­ства либо ведомства, организации либо предприятия, наименование ст­руктурного подразделения, индекс предприятия, связи, почтовый и телеграфный адресок, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке, код по ОКПО (для писем), заглавие Специфика работы секретаря - курсовая работа вида документа, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, место составления либо издания, заголовок к тексту, текст (без аб­зацев), отметку о наличии приложения, наименования должности в ре­квизите "подпись", гриф согласования, заверительную надпись "правильно" дату при заверении копий. Фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об выполнении документа Специфика работы секретаря - курсовая работа и направлении его в дело.

Если в тексте документа имеются примечания либо выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "примечание" и "основание" также печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал. В целях единообразия в Специфика работы секретаря - курсовая работа оформлении документов текстовую часть реквизитов "приложение" и "основание", "примечание" можно печатать от 2-го положения табулятора.

1-е положение табулятора употребляют для обозначения начала абзацев в тексте.

2,3 и 7-е положение табулятора используют при печатании бланков с трафаретными текстами и составлении таблиц. Не считая того, на общих бланках от 7-го положения табулятора Специфика работы секретаря - курсовая работа следует располагать коды по ОКПО и ОКУД.

От 4-го положения табулятора печатают реквизит "адресат", но­мер странички многостраничного документа.

От 5-го положения табулятора печатают реквизиты "гриф утверж­дения" и "гриф ограничения доступа к документу", также 2-ой ряд грифов согласования, то они размещаются на этом же уровне 2-мя вертикальными рядами Специфика работы секретаря - курсовая работа. В таком случае 1-ый ряд грифов согласования размещается от 0-го положения табулятора, а 2-ой от 5-го положения табулятора.

От 6-го положения табулятора печатают расшифровку подписи в реквизитах "подпись", "гриф утверждения" должностным лицом, во 2-м ряду "грифа утверждения" - отметки о заверении копии.

Перед печатанием того либо другого документа на пишущей машине Специфика работы секретаря - курсовая работа устанавливают только те стандартные положения табулятора, кото­рые нужны для группы изготовляемых документов, руководствуясь таблицей.

ГОСТ 6.38 - 72 устанавливает также правила установки числа межстрочных интервалов при оформлении разных реквизитов документов.

При оформлении многострочных реквизитов следует использова­ть строчки наибольшей длины в границах размеров, допускаемых ГОСТ 6.39 - 72, к примеру:

Заместителю директора ВНИИКИ

по Специфика работы секретаря - курсовая работа научной работе

Иванову 0.Л.

103001, Москва, К-1, ул. Мира, 4

При наименовании должности в реквизите "подпись":

Начальник Управления труда

и зарплаты А.С. Смирнов

В последнем примере при оформлении реквизита, для которого эталоном установлено только его начало, общая длина реквизитов принята таковой, чтоб осталось довольно места для других частей реквизита: "подпись", "личная подпись Специфика работы секретаря - курсовая работа", "расшифровка подписи".

Начало строк многострочных реквизитов должно быть выровнено по одной вертикальной полосы.

При печатании документов, содержащих на одной страничке нес­колько реквизитов, нужно из числа стандартных выбирать такое сочетание межстрочных интервалов, которое востребует малых по продолжительности операций для их конфигурации. В согласовании с ГОСТ 6.38 - 72 текст документов на бумаге Специфика работы секретаря - курсовая работа формата А4 должен печататься через 1,5 межстрочных интервала. Допускается печатание через один межстрочный интервал текстов документов формата А5 по ГОСТ 9327-60. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим методом, печатают через два межстрочных интервала.

Реквизиты (не считая текста), состоящие из нескольких строк, пе­чатают через один межстрочный интервал. При всем этом составные части реквизитов Специфика работы секретаря - курсовая работа "адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии при­ложения", "гриф согласования" следует отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Из установленного эталоном числа интервалов следует выби­рать сочетания, приводящие к минимальным затратам труда.

Значения межстрочных интервалов, обозначенных в графах первыми, являются желательными. Заглавие вида Специфика работы секретаря - курсовая работа документа печатают строчными знаками.

Построение формуляра - эталона организационно-распорядительных документов

Принципиальная задачка, связанная с совершенствованием управления, - упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформ­ления. Её решению в значимой степени содействует создание эталонов унифицированной системы организационно-распорядитель­ной документации - ГОСТ 6.33 - 72 и ГОСТ 6.39 - 72. Они представ­ляют собой свод единых Специфика работы секретаря - курсовая работа научно обоснованных правил подготовки и дизайна документов. Внедрение этих эталонов создаёт необхо­димые предпосылки для более полной унификации документов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматических системах управления.

Эталонами инсталлируются более общие правила составле­ния документов, также машинописного дизайна отдельных рекви­зитов. Долговременной время организационно-распорядительная Специфика работы секретаря - курсовая работа докумен­тация развивалась стихийно, что привело к появлению огромного количества видов и разновидностей служебных документов, разных методов дизайна отдельных реквизитов.

ГОСТ 6.39 - 72 распространяется на организационно-распорядительную документацию, используемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности центральных и местных органов госу­дарственного управления РФ, также подведомственных им компаний, организаций и учреждений, и Специфика работы секретаря - курсовая работа устанавливает общие требования к её оформлению, устанавливает порядок расположения и границы реквизитов в формуляре - образчике требования к бланкам документов.

Формуляр - эталон документа - это модель унифицированной формы документа.

В формуляре - образчике верно определены площади для размеще­ния разных реквизитов документа, как неизменных, так и пере­менных, установлена длина реквизитов на рабочем Специфика работы секретаря - курсовая работа поле, также в служебном поле документа.

Неизменный реквизит - это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа либо бланка документа

Переменный реквизит - это реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Под длиной реквизита понимается число символов нужное для записи его на документе.

Площадь унифицированной формы документа либо бланка Специфика работы секретаря - курсовая работа, предна­значенная для наполнения реквизитами, является рабочим полем до­кумента, а площадь, созданная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения особых изобра­жений, является служебным полем документа.

ГОСТ 6.39 - 72 устанавливает два формата бумаги для сотворения документов - А4 (210 X 297 мм) и А5 (147 Х 210 мм) по ГОСТ 9327 -60 "Бумага. Потребительские форматы". Для Специфика работы секретаря - курсовая работа каждого формата устана­вливаются два варианта расположения реквизитов - угловое и продольное.

Эталон устанавливает последующие размеры полей формуляра-образца: левое - 35 мм, правое - 8 мм, верхнее - 20, нужнее на листе формата А4 - более 19, а на Формате А5 - более 16 мм. Левое поле создано для подшивки документов, правое - резерв бумаги для износа (с целью сохранности текста), нижнее Специфика работы секретаря - курсовая работа поле для служебных отметок о поступлении либо выполнении документа, перено­се данных с него на машинный носитель. При печатании документа на обороте листа (на обеих сторонах листа разрешается печатать доку­менты со сроком хранения до трёх лет) необходимо, чтоб размер левого поля был 8 мм, правого - 35 мм, а нижнее Специфика работы секретаря - курсовая работа и верхнее поля оставались без конфигурации.

В документах, сделанных на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы, допуска­ется располагать реквизиты параллельно длинноватой стороне листа.

На чертежах штриховыми линиями отмечены границы реквизитов, перемещаемых в предусмотренных эталоном случаях, номера рекви­зитов обозначены цифрами в Специфика работы секретаря - курсовая работа кружочках.

Формуляр - эталон устанавливает последующий состав реквизитов:

1 Муниципальный герб;

2 - эмблема организации либо предприятия;

3 - изображения наград;

4 - код предприятия, учреждения либо организации по Общесоюз­ному классификатору компаний и организаций (ОКПО);

5 - код формы документа по Общесоюзному классификатору упра­вленческой документации (ОКУД);

6 - наименование министерства либо ведомства;

7 - наименование учреждения, организации либо предприятия;

8 - наименования структурного подразделения;

9 - индекс Специфика работы секретаря - курсовая работа предприятия связи, почтовый и телеграфный адресок, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке;

10 - заглавие вида документа;

11 - дата;

12 - индекс;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 - место составления либо издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле Специфика работы секретаря - курсовая работа;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф согласования;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об выполнении документа и направлении его в дело;

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении.

Для каждого определенного вида документа используются не все реквизиты, а Специфика работы секретаря - курсовая работа только те из их, которые соответствуют только докумен­там данного типа и являются неотклонимыми, исходя из юридических требований.

Учреждения, организации и предприятия, подпадающие под дейст­вие особых положений, указывают реквизиты 1, 2, 6 - 8, 13, 23, 24 в согласовании с правилами, устанавливаемыми этими положе­ниями, а реквизит 9 по мере надобности впечатывают в бланк докумен­та машинописным методом либо Специфика работы секретаря - курсовая работа указывают в тексте.

Эталоном допускается размещение реквизитов 1, 2, 3 на пло­щади, занимаемой реквизитами 6, 7 и 3. Реквизит 2 можно распола­гать на левом поле документа на уровне реквизита 7.

Если объём реквизитов 15, 16 и 17 не позволяет расположить на этой площади реквизит 16, то его можно располагать на хоть какой сво­бодной площади рабочего поля Специфика работы секретаря - курсовая работа документа, не считая полей. Реквизит 18 размещается лишь на лицевой стороне документа.

В многостраничных документах реквизиты 22 - 23 и З0 необходимо располагать на последней страничке.

Гриф согласования с организациями, подпадающими под действие особых положений, следует располагать в месте, предусмотрен­ном этим положением.

В документах, оформляемых машинописным методом, реквизиты нужно располагать в границах границ Специфика работы секретаря - курсовая работа, установленных формуля­ром - прототипом.

Требования к бланкам

ГОСТ 6.39 - 72 установил в качестве главных два вида блан­ков: общий бланк (для дизайна приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем. Бланки должны конструироваться в согласовании с формуляром - прототипом ОРД. Бланки каждого вида могут изготовляться на базе как углового, так и продольного расположения Специфика работы секретаря - курсовая работа рекви­зитов. На их должны быть написаны выпускные данные по ГОСТ 7.4 - 77: заглавие типографии, номер заказа и по мере надобности тираж и формат бланка.

На общих бланках печатаются реквизиты 1 - 3, 6 - 8 и 14, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается располагать ограничительные отметки для полей и реквизитов 4, 5, II, 12, 17, 19, 20, 24, также отметки для пробивки отверстий для подшивки Специфика работы секретаря - курсовая работа.

Допускается изготовка бланков для отдельных документов на базе общего бланка, который дополняется при всем этом реквизитами 5 и 10.

На бланках для служебных писем печатаются реквизиты 1 - 9, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается располагать ограничительные отметки для полей и реквизитов II - 13, 16, 19, 20 и отметки для пробивки отверстий для подшивки.

На бланках документов учреждений Специфика работы секретаря - курсовая работа, организаций и компаний союзных и автономных республик реквизиты 6 - 10 и 14 могут печа­таться на государственных и российском языках. На бланках с угловым рас положением реквизитов с начала печатают реквизиты на государственных языках, а ниже - на российском. На бланках с продольным расположени­ем реквизитов слева печатают реквизиты на государственных Специфика работы секретаря - курсовая работа языках, справа - на российском.

На бланках документов реквизиты 6 - 10 и 14 в границах пло­щади, отводимой им формуляром - прототипом, могут размещаться одним из методов:

- центрованным (начало и конец каждой строчки реквизита равно удалены от границ площади);

- флаговым (любая строчка реквизита начинается от левой границы площади).

На бланках для служебных писем реквизиты 4 и Специфика работы секретаря - курсовая работа 5 располагают­ся централизованным методом в зоне А.

Бланки документов должны печататься в одну краску. На бланках документов, созданных для механизированной обработки и автоматического считывания инфы, допускается нанесение служебных отметок и вспомогательных линий цветом, хорошим от цвета главных реквизитов бланка.

Реквизиты либо их части, вносимые рукописным методом в доку­менты Специфика работы секретаря - курсовая работа, созданные для размножения, следует делать чернила­ми либо пастой чёрного цвета.

При печатании бланков используются типографические шрифты раз­мером от 6-го кегля: по ГОСТ 3489.2 - 71; 3489.4 - 71; 3489.5 – 71; 3489 - 71; 3489.10 - 71; 3489.33 - 72. Только для дизайна ре­квизита 7 допускается применение рисовальных шрифтов от 6-го до 24-го кегля.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в Специфика работы секретаря - курсовая работа которые вносится машинописный текст, должны рас­полагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Организации, в каких полное количество начальных документов составляет наименее 200 в год, могут воспользоваться при оформлении до­кументов резиновым штемпелем. Состав и размещение реквизитов в штемпеле должны соответствовать требованиям ГОСТ 6.39 - 72.

Допускается применение так именуемых должностных бланков Специфика работы секретаря - курсовая работа. Эти бланки по общему составу и размещению реквизитов должны соот­ветствовать требованиям ГОСТ к бланкам для писем. Дополнительный реквизит "наименование должности" располагается ниже реквизита "на­именование учреждения организации либо предприятия". Решение об изготовлении и применении обозначенных бланков в организациях прини­мается министерствами, муниципальными комитетами и ведомствами, в ведении которых Специфика работы секретаря - курсовая работа находятся эти организации. Большая часть документов должна изготовляться на бланках с угловым вариантом расположения реквизитов заголовочной части.

Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части используют в случаях, когда наименования организации и выше­стоящих организаций, которым она подчинена, содержат огромное количество печатных символов. Такие бланки используются, к примеру, в организациях союзных Специфика работы секретаря - курсовая работа и автономных республик.

При разработки бланков для отдельных видов документов в общий бланк вносятся наименование вида документа и отдельные реквизиты, присущие только данному виду документа.

В реквизите "место составления либо издания" сокращение "г." при обозначении городов Москва, Санкт-Петербург и др. не употребляется, к примеру: Москва г Специфика работы секретаря - курсовая работа. Баковка Одинцовского р-на Столичной обл.

Бланки документов должны печататься краской чёрного либо другого насыщенного цвета на бумаге белоснежного цвета. В исключительных случаях допускается применение бумаги, слабо окрашенную в светлые тона.

Изображение Муниципального герба Рф в бланках с угловым расположением реквизитов заголовочной части помещается на верхнем поле бланка над серединой строчки Специфика работы секретаря - курсовая работа реквизита "наименование министерства либо ведомства" либо "наименование учреждения, организации либо предприятия".

На бланках с продольным расположением реквизитов заголовочной части этот реквизит помещается посредине верхнего поля бланка. Этот реквизит помещают на бланках документов компаний, учреждений и организаций в случаях, предусмотренных законодательством Рф, причём воспроизводимое изображение Муниципального герба должно соответствовать Специфика работы секретаря - курсовая работа изображению, установл енному действующим законодательством.

В качестве эмблемы организаций употребляют более презентабельный товарный символ (символ обслуживания), принадлежащий данной организации. Требования к товарному знаку определены "Положением о товарном знаке (знаке обслуживания)", утвержденным Госкомизобретений в 1973 году. Подменять наименование организации её символом не допускается.

Предприятия, объединения, учреждения, организации, воинские части, награжденные орденами Специфика работы секретаря - курсовая работа, имеют право воспроизвести изображение орденов на бланках служебных документов и включать их в наименование собственной организации.

В бланке должны быть указаны наименование министерства (муниципального комитета либо ведомства), объединения (комбината) и организации, к примеру:

Муниципальный комитет Рф по народному образованию

Столичный городской комитет по народному образованию

Профессионально-техническое училище №5

Наименование организации, выпускающей Специфика работы секретаря - курсовая работа бланк документа, вышестоящих органов, также структурного подразделения должны соответствовать наименованиям, установленным надлежащими правовыми актами.

Заместо полного наименования вышестоящих органов допускается помещать их сокращённое наименование, установленное подходящим правовым актом, к примеру: "Минпромстрой" - заместо "Министерство промышленного строительства" либо "Главсибирпромстрой" заместо - "Главное управление по промышленному строительству в районах Сибири". Наименование организации можно делать рисованным Специфика работы секретаря - курсовая работа шрифтом.

Наименование структурного подразделения, обычно, печатается машинописным методом на бланки организации ниже её наименования.

Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации, проводимых в бланке для писем, должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи Рф.

Заголовок к тексту

Документы формата А4 по ГОСТ 9327 - 60 обязаны иметь заголовок Специфика работы секретаря - курсовая работа к тексту. На документах формата А5, телефонограммах, уведомлениях и телеграммах заголовок к тексту не составляется.

Заголовок к тексту должен коротко открывать содержание документа. Заголовок предназначен для его действенного поиска, проведения регистрация документов без подготовительного чтения всего текста, также при контроле выполнения документов. Составляет заголовок обычно исполнитель (составитель). Заголовок должен быть Специфика работы секретаря - курсовая работа очень коротким и четким. Формулировать заголовок рекомендуется при помощи отглагольного существительного, отвечая на вопрос о чём?: "Об изменении...", "О направлении...", "Об отмене...".

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщённо.

Заголовок текста печатают строчными знаками (не считая больших) от 0-го положения табулятора флаговым методом через 1 межстрочный интервал и Специфика работы секретаря - курсовая работа не подчёркивают. Точка после заголовка не ставится. Если в тексте заголовка имеются знаки препинания, то их ставят.

В заголовке допускается использовать сокращения слов и словосочетаний, соответственных правилам орфографии и пунктуации.

В документе огромного объёма либо отражающем несколько вопросов вместе с заголовками составляютс я подзаголовки. П одзаголовки оф ормляют по Специфика работы секретаря - курсовая работа тем ж е правилам, что и заглавия.

Требования к текстам документов

Текст - ос новной реквизит документа. Текст документа печата ют через 2 - 4 межстрочны х интервала после реквизита "заголовок к тексту" от 0-го полож ения табулятора. Абза цы в тексте печатают от 1-го положения табулятора после 5 печатных символов от Специфика работы секретаря - курсовая работа границы левого поля документа). Для облегчения работы машинисток в неких бланка документов начало текста обозначается ограничительными отметками.

На документах формата А4 текст печатают через 1,5 межстрочных интервала, а на документах формата А5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим методом, следует печатать через 2 межстрочных интервала.

Тексты организационно Специфика работы секретаря - курсовая работа-распорядительных материалов можно печатать на 2-ух сторонах листа. Исключение составляют отдельные виды документов, устанавливаемые министерствами и ведомствами Рф.

Простейшей частью текста является абзац. Абзацем именуют часть текста, несущего законченную идея и представляющую собой смысловое единство. Обычным считается абзац, содержащий менее 2-3 предложений.

Тексты документов рекомендуется делить на две главные части. В Специфика работы секретаря - курсовая работа первой части указывается основание составления документа. Во 2-ой части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения либо просьбы.

Если документ состоит из одной фразы, то в перво й её части такж е рекомендуется докладывать основание ил и предпосылки создани я документа, а во в торых - решение, распоряж ение, просьбу.

В Специфика работы секретаря - курсовая работа отдельных варианта х текст документа может содержать только заключительную часть: приказы - рас поря ди тельную часть без преамбулы, письма - просьбу без пояснений и т.п.

Для определенного вида документа рекомендуется разрабатывать определённую схему построения текста, фиксируемую соответствующ им распоряди тел ьным документом учреждения. При наличии муниципального эталона на данный Специфика работы секретаря - курсовая работа вид документа его текст строится в согласовании с действующим эталоном.

При подготовке текста документа должны соблюдаться последующие принципы: объективность содержания и нейтральность изложения, полнота инфы и кратность изложения, типизация речевых оборотов и стандартизация определений.

Уровень составления текстов документов является одним из характеристик культуры управления в целом. Работник, составляющий документ, не Специфика работы секретаря - курсовая работа должен допускать ошибок в тексте, неясностей, стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и осознание его смысла.

В отличие от стиля художественной литературы в деловом стиле документов не допускается образное выражение мыслей при помощи сравнений, метафор (переносного потребления слов по аналогии), аллегорий (изображение отвлечённой идеи средством определенного), гиперболы Специфика работы секретаря - курсовая работа (преувеличения). В тексте документа не должно быть переустановок слов либо выражений, нарушающих обыденный порядок слов в предложении. Деловая речь должна быть близка к научной по точности, к газетно-публицистической по гибкости и к художественной по доступности.

При подготовке текста документа рекомендуется соблюдать последующие правила:

1. Документы, содержащие информацию по разным вопросам Специфика работы секретаря - курсовая работа деятельности учреждения (доклады, положения, отчеты, обзоры и т. д.), делятся на разделы (главы, пункты , подпункты).

2. Разделы долж ны иметь заглавия , выражающие сущ ес тв о содержани я документа. Деление текста на пункты и подпункты произ вод ится в согласовании с ГОСТ 1.5 - 68.

3. Подменять слож ные предлож ени я прос тыми Специфика работы секретаря - курсовая работа; при меня ть устойчи вы е (траф аретные) словосочетания; и спол ьзовать прямой поряд ок сло в в пред ложении в этом случае, если логическое (смысловое ) уд арение падает на объ ект деяния.

4. Использовать оборотный порядок слов в предложении в этом случае, если логическое ударение падает на само действие либо Специфика работы секретаря - курсовая работа на субъект деяния.

5. Подменять отглагольные существительные, в особенности в распорядительных документах, надлежащими глаголами; употреблять в распорядительных документах глаголы неопределенной формы (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т.п.); подменять местоимения существительными, к примеру: училищу требуется, министерство просит.

6. Использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного (властного) нрава; использовать устойчивые словесные формулы Специфика работы секретаря - курсовая работа, к примеру: приказываю (в приказе), предлагаю (в указании), решил (в решении).

В постановлениях (решениях) коллегиальных органов рекомендуется использовать форму изложения от третьего лица единственного числа, к примеру: коллегия постановляет.

В других видах организационно-распорядительных документов употребляется последующая форма изложения:

от первого лица единственного числа: считаю нужным, прошу выделить Специфика работы секретаря - курсовая работа;

от первого лица множественного числа: просим навести, направляем на рассмотрение;

от третьего лица единственного числа: министерство не возражает, училище считает нужным и др.

Текст документа, представленный в виде таблицы, должен быть построен в согласовании с ГОСТ 1.5 - 68. Таблицы могут быть размещены в тексте документа либо приложениях. Все таблицы следует Специфика работы секретаря - курсовая работа пронумеровать арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста документа и приложений может быть сквозной либо самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица, то её не нумеруют и слово "таблица" не пишут.

Текстовая часть документа может быть представлена также в виде анкеты либо трафарета.

В виде анкеты представляют текст, который содержит словесную Специфика работы секретаря - курсовая работа либо цифровую характеристику 1-го объекта по ряду признаков. Неизменной информацией в анкете является список признаков, расположенных в определённой последовательности, а переменной - их определенная черта.

Трафарет содержит информацию в виде предложений либо частей текста, частей предложений и пробелы, при заполнении которых появляется связной текст документа. Трафаретные тексты фиксируются, обычно, конкретно Специфика работы секретаря - курсовая работа на бланках.

Стиль и язык служебных документов должны отвечать таким принципам, как:

1. Соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного российского языка.

2. Внедрение слов, закрепленных практикой документирования управленческой деятельности (на ваш номер, подабающим образом, обозначенные факты и т.д.).

3. Обширное применение определений юридического и бухгалтерского нрава, слов-профессионализмов Специфика работы секретаря - курсовая работа (исковое заявление, претензия, дебет, кредит, недопоставка и т.д.).

4. Применение именных предлогов (в свете решений, в связи с необходимостью, в порядке оказания помощи).

5. Унификация и стандартизация деловой речи в нередко циклических документов. Типовые тексты составляют с помощью выработанных практикой словесных штампов, трафаретов (просим компенсировать вред, на основании контракта поставки, обязаны Специфика работы секретаря - курсовая работа обратиться в прокуратуру). Внедрение трафаретных текстов существенно ускоряет составление документов и увеличивает их грамотность.

6. Тенденция сокращения текстов оковём подмены сложных предложений ординарными, ликвидации причастных и деепричастных оборотов, потребления сокращений (аббревиатур), определений стандартизированных оборотов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются резвее в 8-10 раз.

Работникам управленческого аппарата нужно уметь верно Специфика работы секретаря - курсовая работа выражать свои мысли и составлять текст документов с учётом всех требований. Для этого необходимо много читать, воспользоваться словарями, справочниками, пособиями по грамматике, обогащать собственный словарный припас, обладать проф терминологией.

В текстах документов не следует употреблять таких слов и словосочетаний, как безотложно (немедля); благоволите сказать (сообщите); в моей просьбе прошу не Специфика работы секретаря - курсовая работа отказать, в ожидании вашего ответа, всемерное содействие (помощь); воспрещено (воспрещается); в целях (для, с целью); для сведения и управления (для управления, для сведения); конкретно (точно); нежели (если); значительно (очень); ибо (так как, потому что); на обороте этого (на обороте); на предмет (для); не откажите сказать (сообщите); прошение (заявление); покамест (пока Специфика работы секретаря - курсовая работа); по принадлежности (по предназначению); свободная вакансия (вакансия); представляем при сем (направляем, прилагаем); с подлинным правильно (правильно, копия); считаем вероятным ходатайствовать (просим); такой (таковой); ходатайство (просьба); оповещаем (сообщаем); надлежит (следует; коль скоро (когда, если); не преминуть (не запамятовать); подобает (следует); чисто (усиленно) и т.п.

Не рекомендуется употреблять Специфика работы секретаря - курсовая работа в тексте документа устаревшие слова и обороты, выступающие как застывшие конструкции, плохие по смыслу. К примеру: заместо "реальным предлагается..." следует писать "предлагаем..."; заместо "реальный акт составлен…" - "акт составлен..."; заместо "при сем направляем..." - "направляем...".

Нужно избегать тавтологии (повторения произнесенного, несущего неоправданную избыточность инфы).

ПРАВОВАЯ ОХРАНА ДОКУМЕНТОВ

Лица, ответственные за Специфика работы секретаря - курсовая работа работу с документами, должны обеспечивать сохранность документов, создаваемых в учреждении, организации, предприятии.

Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения либо поражения хранятся в рабочих комнатах либо в специально отведённых закрывавшихся помещениях. Помещение должно отвечать требованиям пожарной безопасности, иметь определённый температурно-влажностный режим.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского Специфика работы секретаря - курсовая работа типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Документы подшивают в твёрдые обложки, оформленные в согласовании с ГОСТ 17914 - 72 и номенклатурой дел, либо в папки регистраторы. Папки устанавливают на полках шкафа в той последовательности, в какой они указаны в номенклатуре дел, довольно плотно Специфика работы секретаря - курсовая работа прижатых друг к другу. Папки устанавливают в вертикальном положении корешками наружу. При таком хранении основное давление направленно на корешок и листы документов снутри деда давления не испытывают. Это благоприятно сказывается на сохранности документов. Вынимать вертикально стоящие дела просто и комфортно.

Если документы подшиты в папки с мягенькими обложками, то ставить их вертикально Специфика работы секретаря - курсовая работа нельзя, потому что от этого ветшают и рвутся нижние края документов. Такие дела хранятся горизонтально.

Обеспечению физической сохранности документов содействует и верная подшивка листов документов в деле. При подшивке нужно смотреть за тем, чтоб нижние края документов были на этом же уровне и выше приблизительно на Специфика работы секретаря - курсовая работа 1 см края папки.

Места пробивки отверстий для подшивки документов в дела определены ГОСТ 6.39 - 72.

Изъятие и выдача каких-то документов из дел неизменного хранения не разрежаются. В исключительных случаях (к примеру, по просьбе судебно-следственных органов) такое изъятие делается с разрешением управляющего учреждения с неотклонимым постановлением в деле четкой заверенной копии нанятого Специфика работы секретаря - курсовая работа документа в вложением акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года на выданное по служеб­ной необходимости дело заполняется карточка-заместитель, в какой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматривают­ся главы для расписок в получении и приёме дела.

Коммерческая Специфика работы секретаря - курсовая работа потаенна

Коммерческой потаенной является деловая информация, имеющая тактическую либо потенциальную ценность для предприятия по коммер­ческим причинам. Эта информация является коммерчески прибыльной для нерадивых соперников в случае попадания в их руки. Утрата коммерческой потаенны может привести вред предприятию и, в итоге, привести к его банкротству.

Способы защиты коммерческой Специфика работы секретаря - курсовая работа потаенны

Для предотвращения утечки коммерческой потаенны обычно исполь­зуются последующие меры:

- правовая защита,

- организационные меры,

- защита при помощи технических средств.

Правовая защита осуществляется закреплением прав и порядка защиты коммерческой потаенны в нормативных и уставных документах. Эти меры могут быть обсуждены в Уставе предприятия, трудовых договорах (договорах) с сотрудниками предприятия, приказах Специфика работы секретаря - курсовая работа, правилах внут­реннего распорядка предприятия и т.д.

Организационные меры защиты содержат в себе:

-организацию секретного (секретного) делопроизводства. "Грифы" и порядок Функционирования этого делопроизводства опреде­ляет управление предприятия;

- разграничение доступа ж инфы: каждый сотрудник предприя­тия должен владеть только теми сведениями, содержащими коммерчес­кую тайну, которые нужны ему для выполнения Специфика работы секретаря - курсовая работа собственных обязаннос­тей. Разрежение на доступ к таковой инфы выдаётся руководите­лем предприятия, при всем этом сотрудник несёт ответственность за разглашение приобретенных сведений;

- установления такового порядка использования технических средств и помещений, который бы исключал утечку сведений. К примеру, при ра­боте с копировальными средствами нужно обеспечить строго рег­ламентированное копирование Специфика работы секретаря - курсовая работа тех документов, на которые распрост­ранён режим конфиденциальности. Целенаправлено использовать хране­ние документации при помощи микрофильмов, что существенно облегчит защиту инфы;

- установление порядка работы с посетителями - их учёт в специаль­ном журнальчике, определение помещения для приёма гостей, их сопровождение при посещении главных рабочих помещений;

- установление порядка ведения переговоров с посетителями Специфика работы секретаря - курсовая работа, кото­рый должен преследовать двойственную цель: во-1-х, не допустить утечки инфы и, во-2-х, получить более полные сведения о намерениях гостей;

- обучение служащих предприятия мерам защиты коммерческой потаенны, увеличение их ответственности за ненамеренное разглашение коммерческой потаенны.

Защита при помощи технических средств

Внедрение технических средств для обеспечения сохраннос­ти инфы Специфика работы секретаря - курсовая работа создаёт дополнительные гарантии того, что докумен­ты и другие носители инфы будут надёжно защищены. Технические средства защиты могут быть разбиты на последующие:

- средства охраны местности предприятия, средства защиты коммуникации,

- средства защиты компьютерных систем и баз данных от несанкцио­нированного доступа.

Средства охраны местности представляют собой разные типы Специфика работы секретаря - курсовая работа ог­раничений и контролирующих систем, включая ограды с автоматичес­кой системой сигнализации о пробы их преодоления, системы теле­визионного контроля местности, разные электронно-оптические и другие средства охраны. К ним же можно отнести средства разгра­ничения доступа служащих в помещения с различной степенью секретности.

Средства защиты коммуникации. В Специфика работы секретаря - курсовая работа текущее время источником утеч­ки инфы в большой степени являются процессы обработки, пе­редачи и хранения инфы, связанные с применением и использо­ванием электрических, электромеханических и электротехнических уст­ройств. Действие таких устройств, обычно, сопровождается (если не принимаются особые меры) побочными либо паразитными излучениями. Побочные излучения конкретно несут информацию, но распространяются Специфика работы секретаря - курсовая работа "безадресно" (индивидуальные ЭВМ, звуко- и видеозаписывающая аппаратура, телеки, электрифицированные пишущие машинки, телетайпы и телефаксы, аппаратура передачи данных, громкоговорящая и селекторная связь, также все виды наружной проводной и радиосвязи, не имеющие особых шифрующих и дешиф­рующих устройств). Паразитные - сопровождают процессы преобразо­вания сигналов. К примеру, импульсное излучение аккомпанирует рабо­ту индивидуальной ЭВМ Специфика работы секретаря - курсовая работа. Стационарную "картину" на дисплее монитора на расстоянии 200 - 300 м. Разумеется, что паразитные наводки на сосед­ние пары телефонного кабеля либо на особые подслушивающие "муфты" могут явиться источниками утечки инфы. Источниками паразитного излучения могут лупить некие виду датчиков пожарной и охранной сигнализации, элементы системы электронных ча­сов, радиоточки, трубы Специфика работы секретаря - курсовая работа отопления и газовые трубы, переговорные устройства и девали телефонных аппаратов.

Основными мерами защиты инфы при использовании техни­ческих методов являются: поиск закладных (подслушивающих либо записывающих) устройств;

- обеспечение скрытности передачи инфы по телефонно-телеграфным каналам оковём их шифрования;

- особая защита аппаратуры от излучения при помощи защитных блоков;

- внедрение особых Специфика работы секретаря - курсовая работа средств защиты компьютерных систем и баз данных;

- создание искусственных помех перехвату электронных либо акус­тических сигналов.

Меры по защите коммерческой потаенны при использовании компью­терных систем и баз данных можно поделить на последующие группы:

- скрытое кодирование документов на магнитных носителях, т.е. дополнение текста документов на магнитных носителях нечитаемым Специфика работы секретаря - курсовая работа при обычном проигрывании признаком авторства либо имущественной принадлежности, с помощью которого можно обличить лиц, осуществивших кражу документов;

- криптографирование (шифрование) всего документа либо его части на машинных носителях, делающие этот документ труднодоступным для пони­мания лицам, не владеющим ключом либо кодом для дешифрования.

Внедрение компов в бизнесе привело к тому, что Специфика работы секретаря - курсовая работа боль­шие объёмы деловой инфы передаются и получаются по компью­терным сетям, охватившим фактически весь мир. Конкретно через компь­ютерные сети происходит большая часть хищений инфы.

Если ваш компьютер подключен к таковой сети и работает исключительно в вашем присутствии, вы всегда можете предупредить попытку полу­чить информацию из вашего компьютера Специфика работы секретаря - курсовая работа. При автоматическом режиме работы компьютера оградить себя от несанкционированного доступа можно исключительно в том случае, если вы более ценную информацию бу­дете хранить лишь на дискетах в труднодоступном для недоброжелателя месте.

Другой неувязкой является защита передаваемой инфы от подделок и искажений. Для этих целей употребляется программка под Специфика работы секретаря - курсовая работа заглавием "электрическая подпись". Эта программка позволяет удосто­верить принадлежность вам передаваемого по сети документа, но его текст при всем этом остаётся незащищенным.

Чтоб защитить всю передаваемую информацию, её требуется за­шифровать. Удобнее зашифровать при помощи аппаратных средств, под­ключая к компу дополнительную электрическую плату.

Просто и отлично защищают данные в компьютере Специфика работы секретаря - курсовая работа от копиро­вания механические либо электромеханические ключи, входящие в ком­плект компьютера. Поворотом ключа, который вы сможете носить с со­бой, может блокироваться работа компьютера.

ПОРЯДОК Поражения ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМ

СРОКОМ

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на ликвидирование в хоть какой последовательности вносятся заглавия отдельных Специфика работы секретаря - курсовая работа дел либо групповые заглавия дел с указанием количества дел, включенных в группу, к примеру, "Переписка за 1987 - 1990 г. - 4 дела".

Акты составляются и подписываются членами ЭК, рассматривают­ся и утверждаются управляющим предприятия.

В группу средств ликвидирования документов входят бумагоуничтожающие машины с выдачей отходов в виде кусочков, полос, массы.

Бумагоуничтожающие машины делятся на два главных Специфика работы секретаря - курсовая работа вида зависимо от метода поражения (сухого либо влажного). Машины с сухим методом поражения документов, в свою очередь, разделяются по виду отходов - полос (МП) и кусочков (МК). Отходы у бумагоуничтожающих машин влажного метода (ММ) бывают исключительно в виде массы.

У бумагоуничтожающих машин с сухим методом переработки ре­жущий Специфика работы секретаря - курсовая работа узел состоит из 2-ух либо более групп дисковых ножей. При вращении дисковые ножики захватывают бумагу и режут её на узенькие поло­сы, ширина которых равна расстоянию меж дисковыми ножиками. Если резку создавать в 2-ух перпендикулярных направлениях, то отходы получаются в виде маленьких кусочков.

Машина для ликвидирования документации МП40-1,2 создана для поражения Специфика работы секретаря - курсовая работа документации, выполненной на картонной базе, по­средством механического её измельчения. Отходы в виде полос.

Машина для поражения документации МК4-05 х 5 и МК15-1,2 х 15 позволяют стремительно убить документы и сохранить сырьё для повторного использования при производстве бумаги и картона. Раз­меры и форма отходов исключают возможность восстановления Специфика работы секретаря - курсовая работа доку­ментов. Производительность 16 кг/ч.

ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ

К работе на электронной пишущей машине, допускаются люди, специально обученные и прошедшие инструктаж по правилам электробезопасности.

Первоначальное подключение пишущей машины к сети должен про­изводить электрик, который за ранее инспектирует исправность электрошнура, вилки и выключателя. Не допускается включение маши­ны со снятой фронтальной крышкой. При Специфика работы секретаря - курсовая работа внесении машины из прохладного помещения в тёплое подключение в сеть разрешается после её Полного подогрева в течение более 4 часов. По окончанию работы выключа­тель электродвигателя необходимо переключить в положение ноль и отсое­динить жилку шнура от электросети. Машина должна быть заземлена, зачем предусмотрены трёхжильный присоединительный шнур и Специфика работы секретаря - курсовая работа спе­циальная вилка с заземляющими контактами. При снятии фронтальной кры­шки выключатель прерывает главную электронную цепь и машина от­ключается. Машина нормально работает при температуре окружающего воздуха от 10 до 350 и относительной влажности воздуха 30-60%. Для уменьшения шума работающей машины её устанавливают на резино­вую либо войлочную подкладку, край которой должен Специфика работы секретаря - курсовая работа совпадать с пе­редним краем машины. Технический осмотр машины должен производит­ся через каждые 6 месяцев эксплуатации квалифицированный механик, имеющий документ на право обслуживания электронных пишущих машин.

Технические осмотры содержат в себе: проверку устройств, обновление смазки, регулировку и устранение маленьких дефектов без подмены деталей. Очистку от грязищи и пыли с Специфика работы секретаря - курсовая работа частичной раз­боркой машины, малый (текущий), средний и серьезный ремонты должны создавать спец мастерские по ремонту пишущих машин.

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА
1. СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО
2. МАШИНОПИСЬ
3. ЭНЦИКЛОПЕДИЯ Кабинета

4. Эталоны ДОКУМЕНТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

5. ОБУЧЕНИЕ СЕКРЕТАРСКОМУ ДЕЛУ

6. СЕКРЕТАРЬ - Ассистент Управляющего

7. ПРОФЕССИЯ - СЕКРЕТАРЬ

8. ШКОЛА МАШИНОПИСИ

9. В ПОМОЩЬ СЕКРЕТАРЮ-МАШИНИСТКЕ

КЗоТ РФ



specifika-perevoda-tekstov-agitacionnih-rechej-s-russkogo-yazika-na-anglijskij-referat.html
specifika-polemiki-v-mass-media.html
specifika-postroeniya-funkcionalnih-profilej.html